ドキュメント管理
顧客情報と資料を、
もう行ったり来たりしない。
提案書、契約書、マニュアル。
散在するファイルをVtigerに集約し、顧客データと直接紐付け。チーム全員が常に「最新版」にアクセスできる環境を作ります。
脱・ファイル迷子
必要な資料はCRMの中に
「あのファイル、どこだっけ？」をなくします
個人のPC、ファイルサーバー、メール添付…。
Vtigerのドキュメント管理は、ファイルを「顧客・案件」とセットで管理する新しい常識です。
コンテキスト管理
単なるフォルダ保存ではありません。顧客A社の画面を開けば、A社に関連する見積書や契約書が自動的に一覧表示されます。
スマートな共有
重たいファイルをメール添付する必要はありません。セキュアな共有リンクを発行し、顧客がいつ閲覧したかも追跡できます。
外部ストレージ連携
Google Drive、Dropbox、OneDriveと連携可能。使い慣れたストレージをそのままVtigerのインターフェースから操作できます。
主な特徴
関連ドキュメント (3)
顧客データとの完全な統合
Vtigerでは、ドキュメントは独立して存在しません。 「誰（Contact）」の「どの案件（Deal）」に関連する資料なのかが常に紐付いています。 担当者が変わっても、顧客画面を開くだけで過去の提案資料や契約書に即座にアクセスできます。
開封通知でタイミングを逃さない
資料をメール添付する代わりに、Vtigerから共有リンクを送信しましょう。 顧客がそのリンクをクリックして資料を開いた瞬間、あなたに通知が届きます。 興味を持っている最高のタイミングでフォローアップの電話をかけることができます。
佐藤 様 (株式会社XYZ) が
「御見積書.pdf」を開きました。
スマート検索
タグや内容で瞬時に発見
フォルダに縛られない整理術
従来のフォルダ階層だけでなく、タグ付けによる管理も可能です。 「#契約書」「#2024年度」「#重要」などのタグを付ければ、どのフォルダに入っているか分からなくても、キーワード検索で一発で見つけ出せます。
ドキュメント活用の流れ
1. アップロード
PCからドラッグ＆ドロップ、またはGoogle Drive等から選択。
2. 紐付け
関連する商談や顧客レコードにファイルをリンク。
3. 共有
メールで共有リンクを送信。ダウンロード期限も設定可能。
4. 追跡
顧客の閲覧状況を確認し、次のアクションへ。
活用シーン
ドキュメント管理で業務はどう変わる？
営業資料の標準化
最新の製品パンフレットや価格表を共有フォルダで管理。「古い価格表を送ってしまった」というミスを組織的に防ぎます。
契約更新の効率化
昨年の契約書を顧客レコードからワンクリックで参照。条件を確認しながら、スムーズに更新の提案を行えます。
新人研修・マニュアル
営業トークスクリプトや業務マニュアルをVtiger内に格納。新入社員はログインするだけで、必要な知識にアクセスできます。