メールルーム
受信メールを、
自動でCRMレコードに変換。
メールを見ながら手作業でコピペするのは止めましょう。
Vtigerのメールルームは、届いたメールの内容を自動で解析し、リード、連絡先、チケット、商談などをルールに基づいて自動生成します。
バーチャル事務員
メールの内容を読んで、システムに入力
そのメール、手動で転記する必要はありません
問い合わせメール、資料請求通知、求人応募メール…。
メールルーム機能を使えば、定型的なメール処理を完全自動化し、チームは対応業務に集中できます。
多様なレコード作成
単に「お問い合わせ（チケット）」を作るだけではありません。リード、連絡先、組織、商談、さらにはカスタムモジュールのレコードも自動生成できます。
条件分岐ルール
「件名に『請求書』が含まれていたら経理へ」「差出人が@partner.comならパートナー担当へ」など、柔軟な条件で処理を分岐させられます。
本文解析とマッピング
メール本文内の特定のパターン（例：名前：〇〇、電話：〇〇）を読み取り、CRMの対応するフィールドへ自動的に値をセットします。
主な特徴
条件に基づく自動振り分け
メールの「差出人」「件名」「本文」「宛先（TO/CC）」などを条件に、処理を自動で振り分けます。 例えば、「件名に『不具合』を含むメールはサポートチームへ」「『見積依頼』を含むメールは営業チームへ」といった具合に、内容に応じた最適な対応フローを自動化できます。
本文からのデータ抽出（マッピング）
定型フォーマットのメール（Webサイトのフォーム通知など）から、必要な情報を抜き出してCRMのフィールドに入力します。 区切り文字や正規表現を使って、「氏名」「会社名」「電話番号」などを正確に抽出し、手入力の手間とミスを排除します。
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会社名: 株式会社サンプル
担当者: 山田 太郎
Email: yamada@sample.co.jp
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既存データの更新も自動化
既存レコードの賢い更新
新規作成だけではありません。メールの件名に「チケット番号（[Ticket ID : 1024]など）」が含まれている場合、新しいチケットを作成するのではなく、既存のチケットにメール内容をコメントとして自動追記します。 これにより、一つの案件に関するやり取りが分散せず、時系列できれいに整理されます。
メールルーム導入の4ステップ
1. アドレス発行
Vtiger専用の受信メールアドレスを発行します。
2. 転送設定
自社の代表アドレス（info@等）からVtigerへ自動転送を設定。
3. ルール定義
「どのメールを」「どのモジュールに」変換するか設定。
4. 運用開始
あとは待つだけ。メールが届くと自動でレコードが生成されます。
活用シーン
様々な業務の「入り口」を自動化します。
リード獲得の自動化
Webサイトの「資料請求フォーム」から届く通知メールを解析し、自動的にリード（見込み客）として登録。営業担当者が即座にフォローできる体制を作ります。
ヘルプデスクの効率化
「support@」宛のメールをすべてチケットに変換。優先度やカテゴリ（技術、請求など）を件名から自動判定して設定することで、仕分けの手間をゼロにします。
採用管理
求人媒体からの応募メールを解析し、「応募者（連絡先）」レコードを作成。添付された履歴書ファイルも自動でレコードに紐付け、採用プロセスを一元管理します。